ETIKPOLICY

Byggmax Groups affärsetiska grundprinciper

Allmänt om denna policy

Denna policy beskriver de affärsetiska grundprinciper som ska tillämpas av Byggmax Group AB med dotterbolag (koncernen). Policyn beskriver hur koncernens intressenter, såsom anställda, kunder och leverantörer, ska behandlas på ett lagenligt, rättvist och etiskt acceptabelt sätt.

Syftet är att de affärsetiska grundprinciperna ska vägleda koncernen i att skapa ett långsiktigt värde för ägaren samtidigt som koncernen tar ansvar för en hållbar utveckling av samhället − ekonomiskt, miljömässigt och socialt. Genom att efterleva de affärsetiska grundprinciperna och agera som föredöme inom hållbart företagande kan koncernen undvika risker och ta till vara affärsmöjligheter.

Policyn baseras på lokala lag och branschregler samt FN:s internationella riktlinjer för hållbart företagande, FN:s Global Compacts. FN Global Compacts tio principer finns som bilaga till denna policy.

Ansvar för och uppfyllelse av denna policy

Denna etikpolicy är en koncernpolicy som fastställs av Byggmax Group AB:s styrelse. Policyn ska fastställas årligen.

Policyn riktar sig till alla bolag inom koncernen, vilka ska tillämpa och implementera innehållet i policyn och tillhörande dokument i verksamheten. Koncernen ska regelbundet arbeta med att identifiera riskerna att bryta mot de affärsetiska principerna inom de olika områdena och arbeta för att säkerställa implementering, utbildning och efterlevnad av principerna. Avvikelser från policyn ska utredas och följas upp med relevanta åtgärder. Koncernen arbetar fram en praktisk tolkning av etikpolicyn som riktar sig till alla medarbetare och utgör en vägledning för etiskt beteende.

Det är varje chefs ansvar att göra denna policy känd för sina medarbetare och verka för att den följs inom dennes ansvarsområde. Chefen har ett särskilt ansvar att själv föregå med gott exempel.

Gällande version av denna policy ska alltid vara tillgänglig för samtliga medarbetare via närmaste chef samt respektive dotterbolags intranät.

I koncernens riskanalyser ska de affärsetiska grundprinciperna som föreskrivs i denna policy vara en del av analysen.

Alla medarbetare inom koncernen ansvarar för att följa koncernens Etikpolicy. Anställda uppmanas att rapportera oetiskt beteende samt misstänkta brott mot denna policy eller andra styrande dokument till sin chef eller sin chefs chef. Koncernen ska även upprätthålla en så kallad whistleblower-funktion som gör det möjligt för anställda att anonymt anmäla lagbrott eller allvarliga avvikelser från koncernens policydokument och regler. En anställd som lämnar en rapport via whistleblower-funktionen i god tro ska skyddas mot diskriminerande eller disciplinära åtgärder.

Kontakt kan även tas direkt med koncernchef eller CFO.

Karl Sandlund, Koncernchef, [email protected] 46 76 11 90 184

Helena Nathhorst, CFO, [email protected] 46 76 11 90 040

1. Långsiktighet i affärer

När koncernen gör satsningar i nya affärer, produkter och investeringar ska dessa baseras på analyser av den strategiska relevansen för koncernen, finansiella analyser och riskanalyser. Riskanalyserna ska göras utifrån marknads-, operativa, finansiella och regulativa förutsättningar samt ta dessa affärsetiska grundprinciper i beaktande.
De varor och tjänster som koncernen erbjuder ska utifrån kundernas behov hålla rätt kvalitet, vara pålitliga och relatera till koncernens uppdrag. Byggmax Group erbjuder trädgårds- och modulbyggnader, byggmaterial och gör-det-själv-produkter av hög kvalitet till bästa pris, på ett enkelt och schysst sätt.

2. Anställningsförhållanden

Koncernbolagen ska arbeta aktivt för ett sunt och inkluderande arbetsklimat där alla kan känna sig trygga och ha en stimulerande och säker arbetsmiljö. Inom koncernen accepteras inga former av trakasserier eller diskriminering som kränker en arbetstagares eller arbetssökandes integritet eller värdighet i arbetet.

Vi strävar efter att attrahera, rekrytera och behålla en mångfald av talanger. Det är varje medarbetares ansvar att främja och upprätthålla en kultur av mångfald och inkludering. 

Koncernen ska verka för en arbetsplats där alla anställda, oavsett kön, ålder, etnicitet, religion, sexuell läggning, könsidentitet, funktionsvariation eller andra personliga egenskaper, har lika möjligheter att utvecklas och avancera.

Koncernen ska verka för en jämn könsfördelning bland de anställda på alla anställningsnivåer. Osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män får inte förekomma. 

Vidare ska koncernen verka för att alla anställda ska kunna förena arbete med föräldraskap och ha ett balanserat förhållande mellan arbete och fritid.

Koncernbolagen ska alltid respektera de anställdas rättigheter som följer av lag och kollektivavtal och samarbeta med de anställdas fackliga representanter. Vid organisationsförändringar ska koncernen lägga stor vikt vid att informera om och hantera dess konsekvenser.

För ersättningar till ledande befattningshavare ska koncernen följa de riktlinjer som beslutats på årsstämman.

3. Mänskliga rättigheter

Koncernen har påverkan på mänskliga rättigheter såväl inom koncernen som genom externa kontakter, såsom leverantörer och samarbetspartners.

Koncernen ska inom sin intressesfär stödja och respektera skyddet av internationellt hävdade mänskliga rättigheter och barnrättsprinciper och sträva efter att säkerställa att medverkan till brott mot mänskliga rättigheter inte förekommer. Koncernen tar ett tydligt avstånd från barnarbete, tvångsarbete och arbetsförhållanden som kan ses som skadliga, kränkande eller direkt farliga.

4. Miljöansvar

Koncernen ska rätta miljöarbetet efter lagstadgade krav och kundernas krav. Koncernen ska sträva efter resurseffektivitet, vilket innebär att koncernens produkter och processer ska vara utformade på ett sätt som effektivt utnyttjar energi, naturtillgångar och råvaror och minimerar avfall och restprodukter. Alla affärsbeslut ska ta hänsyn till miljömässiga konsekvenser.

Koncernen ska tillämpa försiktighetsprincipen genom att i möjligaste mån undvika material och metoder som medför miljö- och hälsorisker. Koncernen ska aktivt bidra till begränsning av klimatförändringar.

5. Anti-korruption

Koncernen ska bidra till ett samhälle där det finns ett starkt förtroende för företagen, företagande, marknadsekonomin och rättsstaten. Koncernen ska således sträva efter att i koncernens relationer motverka alla typer av mutor och andra former av korruption som kan påverka koncernens affärsrelationer. Försiktighet ska tillämpas vid mottagande och givande av gåvor, inbjudningar och andra förmåner och följa lokala lagar.

Koncernen ska sträva efter öppenhet och dialog internt kring korrupta beteenden i syfte att motverka korruption. 

Koncernen ska arbeta aktivt för att öka de anställdas medvetande om koncernens förhållningssätt till otillåtna förmåner och mutor. Eventuella intressekonflikter ska omedelbart rapporteras till närmaste chef. 

6. Etisk leverantörskedja

Koncernen strävar efter att säkerställa att alla delar av vår leverantörskedja följer högsta etiska och hållbara standarder. Genom kravställning, uppföljning och samarbete med leverantörer och partners ska koncernen i högsta möjliga utsträckning säkerställa att principer rörande mänskliga rättigheter, barns rättigheter, tvångsarbete och arbetstider tillämpas även av leverantörer och partners.

Alla leverantörer ska bekräfta och godkänna koncernens uppförandekod för leverantörer, vilken specificerar våra krav och förväntningar på etiskt och hållbart uppträdande.

Leverantörer ska vara öppna och transparenta i sin kommunikation med koncernen och förse oss med relevant information om deras affärsmetoder och hållbarhetsarbete.

Leverantörsavtalen ska inkludera klausuler som ger koncernen rätt att genomföra revisioner och inspektioner för att verifiera efterlevnad

Leverantörer måste följa internationella och nationella lagar och förordningar samt respektera de mänskliga rättigheterna. De ska inte vara inblandade i barnarbete, tvångsarbete eller någon form av diskriminering.

Leverantörer ska uppfylla alla relevanta miljölagar och föreskrifter samt aktivt arbeta för att minska sin miljöpåverkan.

Leverantörer ska erbjuda säkra och hälsosamma arbetsförhållanden för sina anställda.

Leverantörer ska ha nolltolerans mot alla former av korruption, inklusive mutor och utpressning.

7. Förhållande till konkurrenter

 
Koncernen ska bedriva sin verksamhet på ett konkurrenspräglat sätt. Koncernen ska säkerställa de anställdas medvetenhet om vikten av att följa regler rörande konkurrens.

Koncernen ska inte samarbeta med konkurrenter i syfte att hämma konkurrensen exempelvis genom prissamarbete, anbudssamverkan eller genom att dela upp marknader. Samarbete får endast ske inom gemensamma branschintressen, exempelvis i branschorganisationer.

Koncernen ska respektera andras immateriella rättigheter och producera varor och tjänster utan intrång i annan parts skyddade rättigheter eller affärshemligheter.

8. Kundintressen och kundintegritet

Koncernen ska iaktta god marknadsföringssed. Den information som ges till kunder och marknaden ska alltid vara tydlig till sitt innehåll och aldrig vara medvetet vilseledande. 

Koncernen ska respektera de särskilda regler och förutsättningar som gäller i affärsförhållanden med konsumenter. Koncernen ska tydligt informera om varornas och tjänsternas innehåll och priser, och säkerställa att varor och tjänster uppfyller stadgade normer för hälsa och säkerhet. 

Koncernen ska respektera konsumenternas integritetsskydd och skydda känslig information om konsumenter, samt personuppgifter både internt och externt. Klagomålshantering ska ske enligt etablerade rutiner i syfte att hantera ärendet effektivt och rättvist utan otillbörliga kostnader för konsumenten. 

9. Datasäkerhet och digital etik 

Koncernen värnar om datasäkerhet och integritet i alla våra verksamheter. Vi strävar efter att skydda våra kunders, anställdas och partners data samt säkerställa att all hantering av data sker på ett säkert och lagenligt sätt.

Vi skyddar personuppgifter genom att följa tillämpliga dataskyddslagar och förordningar, inklusive GDPR, för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett lagligt, rättvist och transparent sätt.

Personuppgifter ska samlas in endast för specifika, uttryckligt angivna och legitima ändamål och ska inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
Informationssäkerhet beaktas genom implementation av robusta tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda data mot obehörig åtkomst, förlust, förstörelse eller oavsiktlig avslöjande.

Regelbundna säkerhetsrevisioner och riskbedömningar ska genomföras för att identifiera och åtgärda potentiella sårbarheter
Åtkomst till känslig information begränsas till behöriga personer baserat på arbetsbehov. Lösenord och tvåfaktorsautentisering används för autentisering att endast behöriga personer har tillgång.

Medarbetare ska använda företagets IT-resurser på ett ansvarsfullt och etiskt sätt.

IT-resurser ska inte användas för olagliga aktiviteter, trakasserier eller spridning av skadlig programvara.

Anställda ska agera ansvarsfullt och professionellt på sociala medier och undvika att publicera innehåll som kan skada företagets rykte eller avslöja konfidentiell information samt inte använda företagets namn eller varumärke utan tillstånd.

10. Kommunikation

Koncernens kommunikation ska vara långsiktig och i enlighet med vårt varumärke, affärsidé, vision, strategier och mål. Kommunikation är en förutsättning för att skapa trovärdighet och starka relationer. 

Som börsnoterat bolag ställs det höga krav på hur vi hanterar vår information och det finns regler och lagar som vi måste följa. Det innebär vissa begränsningar men det är fortfarande viktigt att vara en öppen och saklig koncern.

Samtliga medarbetare i Byggmax koncernen är viktiga ambassadörer för varumärket. I alla externa kontakter i det dagliga arbetet representerar de anställda Byggmax koncernen och dess värderingar.

Byggmax-koncernens talesperson gentemot media är i första hand koncernchef. Beroende på vilket ämne en intervju handlar om kan andra personer vara talespersoner men valet av talesperson gällande större medier (rikstidningar, näringslivsmedia, TV, Radio etc.) görs i samråd med koncernchef. I respektive land har också landschef/regionchef/dotterbolags vd mandat att uttala sig för sin butiks/regions räkning i lokalpress, dvs tidningar som täcker butikens/regionens upptagningsområde. Koncernfrågor hänvisas till koncernchef eller CFO.

11. Finansiell rapportering och transparens

Som börsnoterat bolag måste vi följa börsens, Nasdaq OMX Stockholm, regelverk för emittenter samt andra gällande lagar och regler för ett noterat bolag. Koncernen ska även följa svensk kod för bolagsstyrning för extern rapportering vad gäller årsredovisning, kvartalsrapporter, bolagsstyrningsrapport, rapport om intern kontroll samt hållbarhetsredovisning. De nyss angivna reglerna föreskriver en stor öppenhet och krav på rapportering både externt och internt. 

Koncernen följer börsens regelverk avseende informationsskyldighet och offentliggörande av kurspåverkande information i linje med EU Marknadsmissbruksförordning (MAR). 
För att uppfylla de krav som börsen ställer på oss begränsar vi spridningen av kurspåverkande information inom koncernen. Vid tillgång till insiderinformation ska en förteckning över personer med tillgång till insiderinformation (insiderförteckning) upprättas av koncernens CFO och hållas uppdaterad enligt MAR. Denna förteckning ska innehålla information om alla personer som har tillgång till insiderinformation, anställda, konsulter och externa samarbetspartners. Personer som tas upp i insiderförteckningen ska informeras om deras skyldigheter och de sanktioner som kan följa vid missbruk av insiderinformation.

Alla medarbetare ansvarar för att inte sprida kurspåverkande information på ett otillbörligt sätt. trettio dagar innan finansiell rapportering har koncernen tyst period. Under denna period får företagets representanter inte ge intervjuer eller på annat sätt kommentera företagets resultat. Anställda rekommenderas att inte handla med Byggmax aktier, köpa eller sälja 30 dagar innan en kvartalsrapport släpps.

12. Beskattning

Koncernen ska bidra till offentlig finansiering i de länder där koncernbolagen verkar genom att i rätt tid fullfölja skattskyldigheter. Koncernen ska följa ländernas skattelagar och förordningar och ska agera med öppenhet och noggrannhet gentemot aktuella myndigheter.

Bilaga

FN:s Global Compacts tio principer

Mänskliga rättigheter

Princip 1
Företagen ombeds att stödja och respektera skydd för internationella mänskliga rättigheter inom den sfär som de kan påverka; och

Princip 2
försäkra sig om att deras eget företag inte är delaktiga i brott mot mänskliga rättigheter.

Arbetsvillkor

Princip 3
Företagen ombeds att upprätthålla föreningsfrihet och ett faktiskt erkännande av rätten till kollektiva förhandlingar;

Princip 4
avskaffande av alla former av tvångsarbete;

Princip 5
faktiskt avskaffande av barnarbete; och

Princip 6
avskaffandet av diskriminering vid anställning och yrkesutövning.

Miljö

Princip 7
Företag ombeds att stödja försiktighetsprincipen vad gäller miljörisker;

Princip 8
ta initiativ för att främja större miljömässigt ansvarstagande; och

Princip 9
uppmuntra utveckling och spridning av miljövänlig teknik.

Korruption

Princip 10
Företag bör motarbeta alla former av korruption, inklusive utpressning och bestickning.